Ang Outlook ay ang pangunahing interface ng pag-email para sa mga gumagamit ng Microsoft Exchange Server. Ito ay naka-sync sa server upang makuha at maipadala ang mga email nang mabilis at mabilis. Hindi mahalaga kung ang iyong email client ay Outlook.com, Hotmail, o kahit isang third party tulad ng Gmail, madali mong mai-set up ang iyong account at magsimulang magpadala ng lahat ng mga email sa trabaho.
Dahil ang iyong mga email, siyempre, gugustuhin mo ang kakayahang buksan ang mga ito anumang oras. Maaari kang umasa sa pagpapakita ng Outlook ng anumang email na kailangan mo gaano man karaming buwan ang lumipas mula noong isinulat mo ito. O kaya mo? Tulad ng nangyari, ang mga bagay ay hindi ganoong kadali. Hindi ipinapakita ng Outlook ang lahat bilang default: ang karamihan sa iyong mga email ay mananatili sa Microsoft Exchange Server, habang isang bahagi lamang ang ginawang magagamit para sa iyo sa Outlook.
Kung gumagamit ka ng Outlook 2019, 2016, 2013, o Outlook for Office 365, hindi ka makakakuha ng agarang pag-access sa iyong mga mas lumang email nang hindi binabago ang isang setting ng inbox. Kahit na ang iyong email ay itinatago sa server magpakailanman kung nais mo, maaari mong asahan ang kaginhawaan ng pagkakaroon din ng isang lokal na kopya. Gayunpaman, ang paraan ng pag-set up ng Outlook, nagda-download ito hanggang sa 12 buwan ng iyong mga email sa iyong lokal na disk. Kung kailangan mong basahin ang mga email na mas matanda sa petsa na ito, kailangan mong gumawa ng naaangkop na aksyon upang pilitin ang Outlook na i-download ang mga ito mula sa server.
Bakit May Limitasyon sa Pag-download ng Email ang Outlook?
Maaari kang magtaka kung bakit ganito ang sitwasyon. Ito ay dahil ang Microsoft Office ay gumagawa ng ilang mga matatalinong setting kapag naka-install ito sa iyong system. Sinusuri nito ang lahat ng iyong hardware at ginagawa ang mga kinakailangang pagsasaayos upang pahintulutan ang program na tumakbo nang mahusay sa system. Na patungkol sa mga email ng Outlook at enterprise, ang mga pagsusuri na ginagawa nito sa iyong hardware ay ginagamit upang magtakda ng mga parameter ng pag-download.
Malinaw, sinusubukan nitong makatulong, ngunit ang programa ay maaaring maging makialam. Matapos suriin ang iyong hard disk upang mapatunayan kung magkano ang natitirang puwang, awtomatiko nitong inaayos ang limitasyon sa oras na tumutukoy kung ilan sa iyong mga email ang napanatili nang lokal. Ang mas maraming puwang sa disk ay magagamit, mas maraming mga buwan ng mga email ang na-download. Ang pagkalkula ay ginawa ayon sa sumusunod na pormula:
- Kung ang libreng disk space ay hanggang sa 64 gigabytes, hanggang sa 12 buwan ng mga email ang awtomatikong nai-download sa iyong computer.
- Kung ang puwang ng libreng disk ay nakasalalay sa isang lugar sa pagitan ng 32 gigabytes at 64 gigabytes (hindi kasama ang alinmang numero), tatlong buwan ng mga email ang awtomatikong nai-download sa iyong computer.
- Kung ang halaga ng libreng puwang sa disk ay mas mababa sa 32 gigabytes, isang buwan lamang na halaga ng mga email ang napanatili sa lokal na imbakan ng iyong computer.
Maaari kang magtaka kung tungkol saan ang kaguluhan at kung bakit hindi maitakda ang setting upang "i-download ang lahat ng mga email" o katulad na bagay. Sa totoo lang, taliwas sa paniniwala ng mga tao, ang mga email ay maaaring tumagal ng maraming imbakan. Ang mga namumuno sa abalang buhay na puno ng email ay madalas na nalaman na ang isang malaking halaga ng puwang ay kinuha ng parehong naipadala at natanggap na mga email. Kung hindi mo sinusubaybayan ang iyong paggamit ng disk, maaari kang magising upang makita ang lahat ng iyong puwang ay napalunok ng pagsusulat ng iyong negosyo.
Alam din ito ng Microsoft. Iyon ang dahilan kung bakit ang Office ay idinisenyo upang awtomatikong ayusin ang mga parameter ng imbakan, tulad ng default na lokal na limitasyon sa pag-iimbak ng email para sa Outlook. Karaniwan, okay lang ito; malamang na hindi mo gaanong kailangan ang mga email ng mga nakaraang taon. Bukod dito, hindi alintana ang setting, nakakakuha ka pa rin ng lokal na pag-access sa iyong mga gawain, mga appointment sa kalendaryo, at mga contact.
Tandaan na ang pagiging epektibo ng setting na ito ay nakasalalay sa uri ng email client na iyong ginagamit. Kung gagamitin mo ang isa sa mga homegrown email service provider ng Microsoft tulad ng Hotmail, Outlook o 0365, nakakaimpluwensya ang setting kung gaano karaming mga email ang magagamit nang lokal. Nalalapat ang parehong prinsipyo sa karamihan ng mga tanyag na serbisyo sa email ng negosyo sa paligid. Gayunpaman, kung sakali kang gumamit ng isang pampublikong tagapagbigay tulad ng Gmail, Yandex o Yahoo, hindi ka magkakaroon ng pag-aalala na ito dahil ang setting ay hindi magkakaroon ng anumang epekto. Ang lahat ng iyong mga email sa Microsoft Exchange Server ay magkakaroon ng isang lokal na kopya na nakaimbak sa panloob na imbakan ng iyong computer.
Paano Gumawa ng Outlook I-download ang Lahat ng Mga Email Mula sa Server
Ang server dito ay natural na tumutukoy sa Microsoft Exchange Server. Habang ang ilang mga negosyo ay bibili ng isang lisensya upang mag-host ng isang Exchange Server sa mga nasasakupang lugar, ang iba pa ay lumiliko sa isang third-party na tagapagbigay ng server ng Exchange-as-a-Service. Ang katanyagan ng Exchange Online, isang ulap na bersyon ng serbisyong na-host ng mismong Microsoft, ay dumaragdag din.
Hindi alintana ang mode ng Exchange na ginamit, ang pangunahing pagpapaandar nito ay mananatiling pareho: isang ahente ng paglilipat ng mensahe na nagpapadala ng mga email sa pagitan ng mga computer. Ang mga mensahe ay nababasa sa magkabilang dulo sa pamamagitan ng isang email client, sa kasong ito, ang Outlook.
Sa katunayan, sa pamamagitan ng paggamit ng Exchange, lahat ng mga email na naipadala at natanggap mo ay nakaimbak sa Exchange Server magpakailanman. Siyempre, ang walang hanggang pagpapanatili ng iyong mga email ay napapailalim sa mga bagay tulad ng mga limitasyon sa cloud storage para sa mga indibidwal na account at patuloy na paggamit ng account. Nananatili ang punto na sa ilalim ng normal na mga pangyayari, maaari mo pa ring makita ang iyong mga email, kasama ang mga talagang luma, kahit na hindi nakaimbak sa iyong computer.
Kaya, ano ang magagawa mo upang i-download ang lahat ng mga email mula sa server hanggang sa Outlook? Kung nais mong tingnan ang lahat ng iyong mga email sa Outlook, mayroong dalawang paraan.
Paraan 1: Gamitin ang link na "Higit Pa" sa Outlook
Nag-aalok ang Outlook for Office ng isang madaling paraan upang mapalawak ang bilang ng mga email na ipinapakita sa isang folder. Ipagpalagay na pinanatili mo ang account nang mahabang panahon o may mahabang kasaysayan ng email, karaniwang ipapakita lamang ng app ang pinakabagong mga email. Ngunit maaari mo pilitin ang Outlook na i-download ang lahat ng mga email ng IMAP - o ipakita ang mga ito, kahit papaano.
Kapag nasa isang folder ka tulad ng Inbox o Ipinadala sa Outlook at mag-scroll pababa, malapit kang maabot ang dulo ng ipinakitang mga email. Doon mismo, makakakita ka ng isang mensahe na nagpapaalam sa iyo na maaari mong i-click ang link upang matingnan ang higit pang mga mensahe:
Mayroong higit pang mga item sa folder na ito sa server
Mag-click Dito upang matingnan ang higit pang mga email sa Microsoft Exchange
Kapag na-click mo ang link na "Mag-click Dito upang makita ang maraming mga email sa Microsoft Exchange", mai-download ng Outlook ang natitirang mga email para sa folder na iyon sa iyong computer. Gumagana lamang ito kung mayroon kang koneksyon sa internet. Dagdag pa, ang mga email lamang para sa isang partikular na folder ang na-download. Sa gayon, kung ikaw ay nasa ipinadala na folder, makukuha mo lang ang lahat ng mga email na naipadala mo.
Totoo ang prinsipyong ito kung nagsasagawa ka ng isang paghahanap sa mailbox. Kapag na-type mo ang iyong query sa paghahanap at ipinakita ang mga resulta, kung maraming mga email na tumutugma sa termino para sa paghahanap, maaari mong makita ang sumusunod sa ilalim ng pahina ng mga resulta:
Ipinapakita ang mga kamakailang resulta ...
Dagdag pa
Ang pag-click sa Higit pang link ay nagda-download ng natitirang mga email na tumutugma sa iyong query sa paghahanap.
Kung nais mong makita ang lahat ng iyong mga email sa isang tiyak na folder nang isang sulyap, maaari kang mag-log in sa iyong account sa pamamagitan ng web app para sa Outlook. Dadalhin ka iyon sa interface ng Microsoft Exchange Server para sa iyong account, at makikita mo ang lahat ng nakaimbak doon.
Paraan 2: Baguhin ang setting na "Mail to Keep Offline" sa Outlook
Ito ang setting na tumutukoy kung gaano karaming buwan ang mga email na pinapanatili ng Outlook sa iyong computer. Tandaan na gagana lamang ito kapag gumagamit ng isang email client ng Microsoft o isang kinikilalang tagapagbigay ng serbisyo sa email ng negosyo. Maaari mong pahabain ang bilang ng mga pinananatiling mail o bawasan ito, kahit na. Maaari mo ring sabihin sa Outlook na i-save ang bawat isa sa iyong mga email nang lokal.
Ayon sa Microsoft:
Ang Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 at Outlook para sa Office 365 ay nagbibigay ng mga pagpipilian ng 1, 3, 6, 12, o 24 na buwan, o Lahat. Ang Outlook 2019, Outlook 2016, at Outlook para sa Office 365 ay nagbibigay ng mga karagdagang pagpipilian ng 3 araw, 1 linggo, at 2 linggo.
Nang walang karagdagang pag-uusap, narito ang kailangan mong gawin:
- Ilunsad ang application ng Outlook.
- Pumunta sa tab na File.
- Piliin ang drop-down na pagpipilian ng Mga Setting ng Account.
- Kapag pinalawak ang pagpipilian, piliin ang Mga Setting ng Account.
- Sa window ng Mga Setting ng Account, piliin ang tab na Email.
- Kung mayroon kang maraming mga account sa Outlook, ipapakita ang mga ito dito. Piliin ang isa na ang mga setting ay nais mong ayusin at pagkatapos ay i-click ang Baguhin ang pindutan.
- Ang dialog ng Change Account ay ipinapakita. Tiyaking ang checkbox na Gumamit ng Cached Exchange Mode ay nai-tick.
- Ilipat ang slider na "Mail to keep offline" sa nais na bilang ng mga taon, buwan, araw, o linggo. (Kung ang slider ay na-grey out, maaaring na-block ka ng iyong administrator mula sa pagbabago ng setting.)
- I-click ang Susunod na pindutan.
- Lumilitaw ang isang pop-up na humihiling sa iyo na kumpirmahin ang pagbabago sa pagsasaayos. Mag-click sa OK.
- I-click ang Tapusin at muling simulan ang Outlook.
Dapat mong makita sa lalong madaling panahon ang isang mensahe na nagpapaalam sa iyo na "Napapanahon ang iyong mga folder" sa ilalim ng Outlook. Lilitaw lamang ito matapos matapos ng Outlook ang pag-download ng lahat ng iyong mga mensahe mula sa Microsoft Exchange Server.
Piliin lamang ang pagpipiliang Lahat kung may sapat na imbakan. Dapat tumugma ang iyong mga setting sa dami ng puwang sa iyong disk. Kung pinili mo ang pagpipilian upang i-download ang lahat ng mga email sa isang disk na may limitadong espasyo, ang mga problema ay hindi maiiwasan. Inirerekumenda naming tanggalin mo muna ang lahat ng mga hindi ginustong mga item mula sa iyong imbakan upang magbakante ng mas maraming puwang.
Naturally, baka mahirapan kang magpasya kung ano ang aalisin sa iyong imbakan, kaya narito kami upang matulungan ka. Alam mo bang bukod sa halata ang mga file sa iyong system, mayroon ding mga junk file na walang layunin na ihatid bukod sa pagpapalaki ng iyong paggamit ng imbakan? Siyempre, gusto mong alisin ang mga ito, ngunit ang paghahanap kung nasaan sila ay maaaring maging isang isyu.
Upang malutas ang pagpapasiya na ito, inirerekumenda naming i-download mo ang Auslogics BoostSpeed. Ang software na ito ay idinisenyo upang walisin ang lahat ng mga uri ng basura ng PC, tulad ng hindi kinakailangan na system at pansamantalang mga file ng gumagamit, cache ng web browser, hindi nagamit na mga tala ng error, naiwan na mga file sa Pag-update ng Windows, hindi kinakailangan na cache ng Microsoft Office, at marami pa. Pagkatapos ng isang pag-scan, mapapansin mo ang labis na gigabytes ng disk space na nakuhang muli. Bilang isang bonus, hinahanap at tinatanggal ng BoostSpeed ang lahat ng mga sanhi ng paghina ng system, tinitiyak na ang iyong PC ay gumaganap nang mas mahusay at mas matatag kaysa dati.
