Ang pag-alam kung paano maalala ang isang email sa Microsoft Outlook ay mahalaga kung nagtatrabaho ka sa isang opisina. Hindi mo nais na magpadala ng isang email na puno ng nakakahiyang mga pagkakamali, lalo na sa iyong mga nakatatanda. Maaari kang magpatingin sa kawalan ng kakayahan, at kahit itanong sa iyong manager kung bakit ka niya tinanggap.
Kahit na ang mga nakatatanda ay hindi gugustuhin na sirain ang kanilang mga reputasyon sa pamamagitan ng hindi sinasadya na pagpindot sa "Ipadala" o "Tumugon lahat" sa maling mensahe. Ang pagtitiis sa panlilibak at kahihiyan ay isang bagay na hindi nais na dumaan kahit kanino.
Sa kasamaang palad, maraming mga kliyente sa email / serbisyo sa email ang nagbibigay ng pag-andar upang maalala ang mga email. Oo, kahit na pagkatapos mong maipadala ang email.
Ang MS Outlook para sa Windows ay isang tulad ng email client na may ganitong mahalagang tampok. Narito kung paano mo magagamit ang tampok upang mai-save ang iyong mukha at trabaho.
Hakbang-hakbang na Gabay sa Pag-alaala ng Mga Email sa Outlook
Ang pag-alaala sa mga email sa Outlook ay medyo prangka.
Sundin ang mga hakbang na ito, at makikita mo kung paano maalala ang isang email sa Outlook:
- Hanapin ang mensahe na nais mong isipin sa pamamagitan ng pagbubukas ng folder na Mga Naipadala na Item. Ang pagiging isang kamakailang naipadala na email, ito ay nasa tuktok ng listahan.
- Mag-double click sa email, at magbubukas ito.
- Tiyaking nasa tab ka ng Mensahe (suriin ang tuktok ng iyong window).
- Hanapin ngayon ang drop-down na menu na may label na, 'Mga Pagkilos.' Mahahanap mo ito sa tabi ng mga pagpipilian sa email, 'Mga Panuntunan' at 'Ilipat' sa iyong taskbar.
- Ngayon, upang maalala ang mensahe, mag-click sa Mga Pagkilos. Pagkatapos mag-click sa Recall This Message.
Tandaan na ang mga pagpipiliang ito ay magagamit lamang kung mayroon kang isang Exchange account. Sa ilang mga organisasyon, ang mga pagpipilian ay maaaring ma-block ng iyong mga tagapangasiwa.
Upang makumpleto ang operasyon, magpatuloy sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:
- Makakakuha ka ng isang window ng pagpapabalik.
- Dito, makakakuha ka ng dalawang pagpipilian: pagtanggal ng mga hindi pa nababasang kopya ng iyong email o pagpapalit nito ng isang mas naaangkop na mensahe.
- Ang pagpapaandar ay nagbibigay ng isang pagpipilian na nag-uulat sa matagumpay o nabigong pagpapabalik ng email para sa mga indibidwal na tatanggap. Piliin ang iyong mga kagustuhan bago i-click ang OK.
Kung ang iyong pinili ay tatanggalin ang mensahe, ang proseso ay kumpleto na, at matagumpay mong na-save ang iyong sarili mula sa isang potensyal na nakakahiyang sitwasyon.
Kung ang iyong pinili ay papalitan ang mensahe, magpatuloy sa mga sumusunod na hakbang:
- Matapos mapili ang pagpipilian ng kapalit na mensahe, makakakuha ka ng isang bagong screen upang bumuo ng iyong bagong mensahe.
- Kapag handa ka na, piliin ang 'Magpadala,' at magsisimula ang proseso ng pagpapabalik.
Tandaan na ang iyong dating email ay hindi mawawala sa pamamagitan lamang ng pagpapadala mo ng mensahe sa pagpapabalik.
Kaya, ano ang dapat gawin upang mawala ang lumang mensahe? Kaya, dapat buksan muna ng mga tatanggap ang iyong mensahe sa pagpapabalik bago buksan ang email na hindi mo nais na makita nila. Saka lamang mawawala ang maling email. Iyon ang nangyayari kapag naalala mo ang mga email sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang kapalit na mensahe.
Ang isang maliit na maliit na bilis ng kamay upang makakuha ng mga tatanggap upang buksan muna ang iyong mensahe sa pagpapabalik ay ang pag-titulo ng iyong mensahe sa pag-alaala na "URGENT." Dapat itong paganahin ang mga tatanggap na buksan ito sa lalong madaling panahon.
Bakit Hindi Palaging Gumagana ang Email Recall
Sa kasamaang palad, maaaring hindi gumana nang tama ang proseso ng pagpapabalik sa email.
Isinasaalang-alang ang napakabilis na bilis ng Internet na kasalukuyang mayroon kami, isang email na ipinadala nang error ay darating sa inbox ng isang tao sa loob ng ilang segundo. Kung ang tatanggap ay nakaupo sa kanyang mesa na bukas ang email client, malamang na makikita niya at buksan ito nang mas mabilis kaysa sa maalala mo ito.
At hindi lamang iyon ang problema
Maraming iba pang mga kadahilanan ay maaaring kumplikado ng mga bagay, kabilang ang:
- Anumang binuksan na email ay hindi maalala. Gayunpaman, matatanggap ng tatanggap ang iyong email sa pagpapabalik, na pinapaalam sa kanya na hindi mo balak magpadala ng maling email.
- Ang tatanggap ay maaaring may mga tukoy na filter na muling muling tumatanggap ng mga email sa iba pang mga folder bukod sa folder ng inbox. Ginagawa nitong imposible ang pagpapabalik dahil gumagana lamang ito kung ang email ay nasa inbox ng tatanggap.
- Ang mga email na ipinadala sa mga pampublikong folder ay may mas mataas na peligro na makita ng lahat at mas mababang tsansa na maalala. Hindi nito kailangan ang lahat na makita ang email para imposibleng maalala ito. Ang isang tatanggap lamang na pagta-tag dito bilang nabasa ay magiging imposibleng maalala.
- Hindi gagana ang tampok na pagpapabalik sa Outlook sa mga email na ipinadala sa iba pang mga email client, tulad ng Gmail. Gumagana lamang ito para sa mga email na ipinadala sa loob ng Outlook. Samakatuwid, malamang na gugustuhin mong paghigpitan ang komunikasyon sa loob ng Outlook upang maging ligtas.
- Magiging may problema ang pagpapaandar kapag nakikipag-usap sa iba't ibang mga bersyon ng Outlook. Ito ang kaso kung gumagamit ka ng Outlook sa mga mobile device na may mga setting ng Exchange ActiveSync. At lalong lumalala kung offline ang iyong mobile phone.
- Kung ang iyong PC ay may mga isyu sa pagganap, ito ay mabagal. Ang iyong computer ay maaaring hindi tumutugon sa ilang sandali, na ginagawang mahirap upang isipin ang isang email nang mabilis. Samakatuwid, dapat mong iayos ang iyong PC para sa pinakamataas na pagganap, gamit ang isang kapaki-pakinabang na tool tulad ng Auslogics BoostSpeed.
Kung isasaalang-alang ang mga hamong ito, ang mahalagang tampok ay hindi mukhang kapaki-pakinabang pagkatapos ng lahat.
Paano kung hindi gumana ang pagpapabalik sa email? Mayroon pa bang ibang makakatulong?
Tiyak na mayroon ka pang natitirang pagpipilian: sumulat ng taos-pusong paghingi ng tawad. Ang mga tao sa kabilang panig ay mas malamang na maunawaan ang iyong kahirapan at hindi magdamdam.
Mas mabuti pa, maaari kang gumawa ng mga pag-iingat na hakbang upang maiwasan ang gayong senaryo sa hinaharap.
Ang pinakamahusay na pag-iingat ay suriin muli ang aming mga email bago ipadala ang mga ito. Huwag kailanman magmadali upang magpadala ng kahit mga kagyat na mensahe. Basahin ang mga ito nang dalawang beses o tatlong beses pa.
At kung sa palagay mo kailangan mo ng isang mas ganap na pag-iingat na hakbang, maaari mong itakda ang iyong mga email upang maantala kapag nagpapadala. Upang mailapat ang mga setting na ito, sundin ang mga hakbang na ito:
- Pumunta sa File.
- Piliin ang Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto.
- Pumili ng Bagong Panuntunan.
- Laktawan ang mga kundisyon at magsimula sa Blangkong Panuntunan. Tinitiyak nito na saklaw mo ang lahat ng mga email.
- Ngayon, piliin ang I-defer ang Paghahatid ng isang Bilang ng Mga Minuto.
Kung ang iyong mga email ay naantala ng ilang minuto, magkakaroon ka ng sapat na oras upang muling isaalang-alang ang pagpapadala sa kanila. At malamang na bibigyan ka nito ng sapat na oras upang maalala ang iyong ipinadala.
Alam mo na ngayon kung paano maalala ang iyong mga email at kung ano ang gagawin upang maiwasan ang sitwasyon sa hinaharap.
